Organisatie en doel
Doel: Het verwerven, bewaren en beschikbaar stellen van de ruim 30 kilometer archieven van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, de provincie Utrecht en de archieven van het Rijk in de provincie Utrecht en een omvangrijke collectie beeldmateriaal en bibliotheek over Utrecht. Via digitale dienstverlening, de studiezaal en het publiekscentrum stelt HUA de collectie ter beschikking aan de burger voor onderzoek, educatie en cultuurbeleving. Daarnaast is Het Utrechts Archief toezichthouder en kennispartner bij het informatiebeheer van de gemeenten Utrecht, Nieuwegein en verschillende decentrale overheden.

Publieke taak: Ja

Deelnemers: De minister van OCW en de Gemeente Utrecht in de gemeenschappelijke regeling.
Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is in 2017 een geactualiseerde gemeenschappelijke regeling van kracht geworden. In 2013 sloot HUA een dienstverleningsovereenkomst voor vijf jaar met de Provincie Utrecht. In de tweede helft van 2017 zal beslist worden over de voortzetting van de dienstverlening. De Provincie Utrecht levert een financiële bijdrage aan HUA voor het beheer en te beschikking stellen van de archieven van het provinciaal bestuur. Met de gemeente Nieuwegein bestaat een dienstverleningsovereenkomst voor de periode 2011-2020.

Juridische vorm: Gemeenschappelijke regeling

Standplaats: Utrecht

Toegevoegde waarde van de gemeentelijke betrokkenheid

Geven deze ontwikkelingen aanleiding om de betrokkenheid van de gemeente te heroverwegen: Nee

Financiën

Vermogen

Bedragen zijn in duizenden euro's

Bijdrage van de gemeente Utrecht

Bedragen zijn in duizenden euro's

Toelichting: Bijdrage zal stijgen op basis van de vastgestelde index

(Prognose) resultaat: Nihil

Is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing: Ja
Is het Besluit Begroting en verantwoording (BBV) nagevolgd: Ja

Risico’s
Zijn er risico’s opgenomen in de risicoparagraaf: Ja
Geven de risico’s aanleiding om de betrokkenheid van de gemeente te heroverwegen: Nee

Ontwikkelingen
Zijn ontwikkelingen met beleidsmatige of financiële gevolgen: Nee

Het Utrechts Archief (HUA) beheert de grootste collectie publiek toegankelijke archieven, gedrukte werken, films, foto’s, tekeningen en prenten over Utrecht, waaronder de archieven van de Gemeente Utrecht. In 2018 werkt HUA naast de reguliere dienstverlening aan de verdere digitale ontsluiting van de collectie. HUA voegt zo’n 500.000 scans toe aan de online collectie. Met de hulp van honderden vrijwilligers zal HUA de Utrechtse doop- trouw- en begraafboeken en de 19e eeuwse Utrechtse bevolkingsregisters nader toegankelijk maken. De website www.hetutrechtsarchief.nl ontwikkelt verder naar een digitale studiezaal met nieuwe online diensten. Ter voorbereiding hierop neemt HUA de volledige collectie in 2018 op in een nieuw collectiebeheersysteem. Het publieks- en educatieprogramma voorziet in twee tijdelijke tentoonstellingen en een uitgebreid activiteitenprogramma. De vaste expositie wordt in de periode 2017-2019 vernieuwd op basis van een nieuw concept. De aankomende jaren wordt overbrenging van digitaal overheidsarchief naar het e-Depot een regulier werkproces. In samenwerking met HUA worden de betreffende documentmanagementsystemen van de gemeente Utrecht de komende jaren aangesloten op de e-Depot. Omdat de volledige capaciteit van het gemeentelijke archiefdepot is benut, zal vanaf 2018 depotruimte gehuurd worden bij het Gelders Archief. Via het opleidingsplan zal HUA investeren in de competenties van de medewerkers in een lerende organisatie.

Deze ontwikkelingen en eventuele beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie (zie ook meerjarenbegroting HUA 2018 -2021)

Geven deze ontwikkelingen aanleiding om de betrokkenheid van de gemeente te heroverwegen: Nee

Kan de gemeente het publieke belang (indien van toepassing) ondertussen ook als opdrachtgever (inkoop), subsidieverlener- of regelgever voldoende behartigen: niet van toepassing, want wettelijke verplichting.