Ondernemingsdossier

Samen met Koninklijke Horeca Nederland (KHN) zijn we als gemeente ruim een jaar geleden gestart met het inrichten van het Ondernemingsdossier om online zaken doen met de gemeente mogelijk te maken voor de vier meest gebruikte diensten. Het Ondernemingsdossier leek op dat moment de meest geschikte landelijke voorziening om in één omgeving met verschillende overheden online zaken te doen.
In de loop van 2016 werd echter duidelijk dat het Ondernemingsdossier landelijk onvoldoende levensvatbaar was en onvoldoende volume realiseerde. De landelijke doorontwikkeling van het Ondernemingsdossier is inmiddels stopgezet. De ervaringen in Utrecht met de pilot met het Ondernemingsdossier passen in het landelijke beeld: in de huidige vorm kon het Ondernemingsdossier helaas niet de meerwaarde bieden die zowel de ondernemers als de gemeente bij de start verwachtten. De gemeente en KHN hebben het Ondernemingsdossier uitgebreid bij de doelgroep onder de aandacht gebracht. In de praktijk bleef het gebruik helaas achter: 90% van de aanvragen die via het Ondernemingsloket online mogelijk waren, kwamen afgelopen jaar nog via de bestaande manier van een afspraak aan de balie binnen.

Hoe verder?
Alle betrokken partijen geven aan dat er nog steeds behoefte is aan een eenvoudige manier van online zakendoen met de overheid. Vanuit het Ministerie van Economische Zaken kwam er in de plaats van het Ondernemingsdossier een ander kansrijk initiatief: Mijn Overheid voor Ondernemers. Op basis van de landelijke ontwikkelingen en de ervaringen in de pilot gaan we als volgt verder:
De mogelijkheden die nu in het Ondernemingsdossier zitten voor Utrechtse horecaondernemers blijven beschikbaar totdat er een alternatief is in Mijn Overheid voor Ondernemers. Tegelijk zijn we actief betrokken bij de ontwikkeling van Mijn Overheid voor Ondernemers. Parallel hieraan zorgen we ervoor dat het in 2017 voor ondernemers mogelijk wordt met eHerkenning online producten en diensten bij de gemeente af te nemen. eHerkenning is ook door verenigingen te gebruiken, waarmee we ook voor deze doelgroep online zaken doen met de gemeente mogelijk maken. 

Klantvoordeel: minder administratieve handelingen, eenvoudige manier van online zakendoen voor ondernemers (en verenigingen).

Agenda Utrecht

Agenda Stad is een samenwerking tussen het Rijk, steden en stakeholders, gericht op het versterken van groei, innovatie en leefbaarheid van Nederlandse steden. Stedelijke regio’s en het Rijk sluiten ‘City Deals’ waarin ze stedelijke opgaven centraal stellen en wederzijdse afspraken maken over de aanpak ervan, inclusief de herijking van bestaande regelgeving. Utrecht heeft vanuit zijn eigen agenda een aantal City Deals geïnitieerd; op andere thema’s heeft Utrecht zich aangesloten bij initiatieven van andere steden. Getekende City Deals tot dusverre zijn Inclusieve Stad ,‘Health Hub’, waarden van groen en blauw, circulaire stad, en voedsel. Andere agendapunten worden op andere manieren opgepakt. Voorbeelden zijn het living lab “Healthy Urban Boost” in het stationsgebied, een regulier overleg tussen G4 bestuursraad en het ministerie van Infrastructuur en Milieu over stedelijke mobiliteit, of de Green Deal aardgasloze wijken. De City Deals zijn, naast een middel om de randen van regelgeving op te zoeken en/of te herijken, ook een middel om de regio en stad te positioneren, middelen te verwerven en ons met partners (nog) beter te organiseren op de opgaven die horen bij een grote, groeiende, gezonde stad.

Dereguleren in City Deals:
City Deals blijken in de praktijk een voorportaal voor deregulering te zijn.

• In de City Deal “Inclusieve Stad” is verkend hoe regels rond schuldhulpverlening en de praktijk van het CJIB kunnen worden aangepast.
• De City Deal “Health Hub” richt zich tot nu toe op innovaties in de zorg. De komende periode volgt aanpassing van regelgeving zoals het bevorderen van ontschotting tussen gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren.
• Met het living lab “Healthy Urban Boost” Stationsgebied wordt onderzocht hoe met de nieuwe Omgevingswet ruimte kan worden geboden voor ruimtelijk-economische ontwikkeling met maximale leefbaarheid, en een oplossing kan bieden voor de dilemma’s die nu optreden tussen wet- en regelgeving en gezonde en duurzame verstedelijking.
• In “Circulaire Stad” wordt verkend hoe nationale en gemeentelijke regelgeving circulaire verdienmodellen faciliteert dan wel belemmert.  
• In de Green Deal “aardgasloze wijk” staat centraal hoe de transitie van gas naar alternatieve vormen van energielevering te brengen, en welke (stapsgewijze) aanpassingen dat vergt in regelgeving zoals aansluitplicht en fiscale aspecten van energieleverantie.
• Met Citydeal “Ondiep ontregelt” is het Buurtteam Ondiep Pijlsweerd in februari 2017 van start gegaan met partners van binnen en buiten de gemeente Utrecht. Ondiep ontregelt wil de ondersteuning van inwoners met complexe problemen verbeteren, problemen voorkomen en snel oplossen als ze ontstaan. We hebben een multidisciplinair team opgezet dat mandaat heeft gekregen om uitzonderingen op de regels te maken als de situatie daarom vraagt. Het team bestaat uit collega’s van Wmo, bijzondere bijstand, team nieuwe aanvragen en schulddienstverlening en op casusniveau werkmatchers. Het gevolg is dat casuïstiek sneller en makkelijker met elkaar wordt besproken. We zoeken en bellen elkaar eerder op om af te stemmen. We zien dat we geen baanbrekende interventies hoeven in te zetten en dat we eruit komen door samen te beslissen hoe we de klant het beste kunnen ondersteunen.

Klantvoordeel: Belemmerende regels ter discussie stellen en versimpelen en daardoor stedelijke opgaven eenvoudiger realiseren.

Ruim baan voor initiatief

In 2015 is de oogst van het Festival ’Utrecht maken we samen’ gebundeld in een agenda ’Ruim baan voor initiatief’ met suggesties over hoe samen meer ruimte voor initiatief in Utrecht kunnen maken. De agenda is een aantal keren samen met de stad geactualiseerd. Doel voor de organisatie blijft het stimuleren van initiatieven vanuit de stad door het wegnemen van (interne) drempels, het bieden van faciliteiten, en experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking. De afzonderlijke agendapunten zijn:

Al doende leren
Met het leertraject ‘Samen leren en werken aan de stad’ onderzochten initiatiefnemers en ambtenaren de onderlinge samenwerking en de mogelijkheden voor verbetering. We ontwikkelden de serious game ‘Oefenen met initiatieven’ voor collega’s waar alle ins and outs rondom initiatieven aan de orde komen.

Informatie voor initiatiefnemers
Goede informatievoorziening is belangrijk voor initiatiefnemers. We brachten op utrecht.nl/initiatief op één plek al eerder alle informatie over advies, ruimte, geld en netwerken bij elkaar. Nu is er ook de MAEX Utrecht. De MAEX is een website die Utrechtse initiatieven zichtbaar en vindbaar maakt en inzicht geeft in hun maatschappelijke waarden en behoeften. We maakten een overzicht van het hele palet van lokale hulptroepen voor Utrechtse initiatieven. Bij wie kun je welke ondersteuning krijgen, in welke fase, en bij welke vraag? Zo weten initiatiefnemers niet alleen makkelijker de weg, maar kunnen ook de ondersteunende organisaties en adviseurs beter naar elkaar doorverwijzen en pro-actiever werken.

Financiële arrangementen
We experimenteerden met diverse financiële instrumenten waardoor initiatiefnemers meer mogelijkheden hebben hun initiatieven te realiseren. Op het crowdfundplatform ‘Voorjestadsie’ zijn diverse campagnes inmiddels succesvol afgerond. Er is doorgeleerd op ervaringen met het ‘Bewonersbod’, en de bewoners van Lunetten maakten, in co-creatie met gemeenteambtenaren, een vervolg op de pilot ‘buurtbudgetten’.
Op verschillende manieren verlaagden we de drempel om een aanvraag bij het Initiatievenfonds te doen. Mensen kunnen ondersteuning krijgen bij het wijkbureau, de sociaal makelaar en voor stedelijke aanvragen bij de vrijwilligerscentrale. Burgers kunnen nu ook een aanvraag op papier doen.

Beren van de weg
Soms stokken initiatieven, bijvoorbeeld door tegenstrijdige belangen of bepaalde regels. In pleinen, initiatievencafés, het netwerk initiatieven, met behulp van wijkregisseurs of collega’s van vakafdelingen vinden we steeds vaker nieuwe (uit)wegen, kijken we waar er ruimte in de regels zit en hoe we partijen bij elkaar kunnen brengen.

Iedereen doet mee
Het nemen van initiatieven moet voor iedereen te doen zijn. Ook als je lager opgeleid bent, op leeftijd bent, migrant bent of een beperking hebt. We zetten onverkort in op het verbreden van netwerken, betrokkenheid van een meer gemêleerde groep inwoners bij (wijk)participatie en een doelgroepgerichte communicatie over het initiatievenfonds.

Overal(l) maatschappelijke waarde
We ontwikkelen een gezamenlijke visie hoe maatschappelijke waarde het beste mee kan worden gewogen als er initiatief wordt genomen. Bijvoorbeeld in een programma van eisen bij gebiedsontwikkeling, bij het bestemmen van een pand, een sociale onderneming of bij het aangaan van een partnerschap tussen een initiatiefnemer en de gemeente.

Klantvoordeel: door synergie, een open werkcultuur, leren van elkaar en alternatieve ontwikkelingen wordt het realiseren van initiatieven makkelijker gemaakt.

Deregulering rondom parkeervergunningen

Tijdens een pilot in 2016 is ervaring opgedaan met de Brievenbox. In de Brievenbox ontvangen klanten belangrijke documenten digitaal. Voordeel is dat alle berichten automatisch bewaard blijven en er 100% zekerheid is over juiste bezorging. Uit de pilot komt naar voren dat de gehanteerde versie van de Brievenbox verbeterd kan worden. Daar werken we momenteel aan. Er komt een nieuwe en verbeterde versie. Stand op balk: uitvoering.

Wij hebben de eerste stappen gezet voor de digitalisering van de Europese gehandicaptenparkeerkaart. Samen met de Rijksdienst voor het wegverkeer (RDW) en de andere G4-gemeenten maken we een technisch ontwerp voor de gewenste oplossing. Het Stedelijk overleg lichamelijk gehandicapten (Solgu) denkt hierin mee. Met digitalisering van de gehandicaptenparkeerkaart verminderen wij de diefstalgevoeligheid en het misbruik van de kaart. Toezicht en handhaving wordt bovendien efficiënter, omdat dit digitaal wordt uitgevoerd. Stand op balk: initiatief.

Na een geslaagde pilot met een aantal bedrijven in 2016 digitaliseren we in het derde kwartaal 2017 alle parkeervergunningen voor bedrijven. Met de digitalisering komt het papieren parkeervignet te vervallen. Vrijwel alle parkeerproducten zijn dan digitaal. Deelnemers aan de pilot gaven het systeem gemiddeld een ruime voldoende. Vooral het gebruiksgemak werd positief beoordeeld. Bedrijven kunnen zelf digitaal het kenteken wijzigen, waarvoor de parkeervergunning in gebruik is. Een overdracht van het papieren parkeervignet is niet meer nodig. Toezicht en handhaving gebeurt volledig digitaal, waarmee we het informatie gestuurd toezicht verder optimaliseren. Stand op balk: uitvoering.

Wij onderzoeken de mogelijkheden voor betaling van parkeerproducten middels iDEAL. Toepassing lijkt in eerste instantie mogelijk bij de bezoekersvergunning. Daadwerkelijke uitvoering staat gepland voor 2018. Stand op balk: initiatief. 

Klantvoordeel: minder administratieve handelingen, doelgerichter en meer remote contact i.p.v. aan de balie in persoon te moeten verschijnen.

Herijking regels in relatie tot nieuwe omgevingswet en ondernemingsdossier

De Omgevingswet bundelt de wetgeving en regels voor de fysieke leefomgeving in relatie tot veiligheid en gezondheid. Het kabinet wil hiermee verbeteringen in het fysieke beleidsdomein bereiken. De wet vraagt van gemeenten een andere manier van denken en werken: meer nadruk op participatie aan de voorkant, meer samenwerking met de initiatiefnemer, meer bestuurlijke afwegingsruimte en een meer integrale benadering van de fysieke leefomgeving. Bij de invoering van nieuwe wet- en regelgeving toetsen wij bestaande regels voortdurend op nut en noodzaak en richten we processen en procedures zo in dat de lasten voor inwoners en ondernemers zo laag en eenvoudig mogelijk zijn. Voor de voortgang op het gebied van vergunningen en ontheffingen verwijzen wij u naar onze recente brief van 11 mei 2017.

Voor de ontwikkelingen rond het Ondernemingsdossier en het vervolg verwijzen wij u naar de raadsmemo van 14 maart 2017 ‘Evaluatie ondernemingsdossier’. 

Klantvoordeel: minder en eenvoudigere regels.

Bodemsanering (vervolg Bodembeschermingsverordening)

 Bodemsaneringsmeldingen lopen nu via het zaaksysteem, een allround registratiesysteem. Zaakgericht werken maakt het mogelijk om werkprocessen verder te digitaliseren, om verder te dereguleren en klantgerichter te werken. Bijvoorbeeld door het gebruik van e-formulieren en digitale handtekeningen. Het aanvragen van een besluit is voor de aanvrager gemakkelijker, en de aanvraag komt automatisch in het zaaksysteem terecht. Voor simpele bodemsaneringen wordt gebruik gemaakt van een e-formulier, maar door technische beperkingen kan dit momenteel niet uitgebreid worden naar alle bodem-werkprocessen. Correspondentie met klanten zoals besluiten en brieven over bodemsaneringsmeldingen zijn dit jaar in B1-taal (begrijpelijke taal) opgesteld, zodat iedereen begrijpt waar het over gaat. In september 2017 wordt een nieuwe ronde gestart om de werkprocessen LEAN te maken.

Klantvoordeel: kortere doorlooptijd en minder administratieve handelingen, duidelijker besluiten en brieven.

Wijziging participatiewet

Met ingang van 1 januari 2017 zijn de wijzigingen in de Participatiewet van kracht. Dit betekent een verplichting om beschut werk aan te bieden tegen wettelijk minimumloon. De wetswijziging moet het ook eenvoudiger maken om vast te stellen of iemand tot de doelgroep van de banenafspraak hoort. Dit gebeurt door op de werkplek zelf te bekijken of iemand vanwege zijn of haar beperkingen niet in staat is het wettelijk minimum loon te verdienen. Vanuit gemeenten en werkgevers is aangedrongen op deze zogenoemde Praktijkroute.
Er wordt bij het uitvoeren van de Participatiewet gewerkt aan het vereenvoudigen en digitaliseren van de processen waarbij tegelijkertijd oog is voor individueel maatwerk.

Klantvoordeel: meer digitaal en simpeler processen waarbij meer maatwerk kan worden geboden.

Beter Bestemmen

Het project Beter Bestemmen werkt toe naar een wijze van ruimtelijke ordening die bijdraagt aan een helder, kort proces voor het realiseren van wenselijke ontwikkelingen (passend binnen de nieuwe Omgevingswet) en die de fysieke leefomgeving waar nodig beschermt. Om deze doelstelling te halen wordt gewerkt aan het ordenen en reduceren van beleidsnota’s, aan de integratie van beleid op gebiedsniveau en aan het vereenvoudigen van het bestemmingsplan. Met dit project wordt voorgesorteerd op de Omgevingswet. Het project leidt tot minder regels en tot een betere integratie van beleidsvelden.
Inmiddels is de Omgevingsvisie Utrecht 1.0 vastgesteld door het college, online voor iedereen raadpleegbaar en geagendeerd voor behandeling in de gemeenteraad (juli 2017). Daarbij wordt opnieuw een aantal beleidsnota’s ingetrokken, waarmee ongeveer de helft van het fysiek ruimtelijk beleid over blijft t.o.v. voorjaar 2016. Met het gemeentebestuur (hoofdlijnenberaad en workshop gemeenteraad) is besproken hoe de omgevingsvisie past in het vereenvoudigen en integreren van beleid en in de voorbereiding op de Omgevingswet.
De uitwerking van de Omgevingsvisie voor het deelgebied Vleuten-De Meern ligt mei/juni 2017 ter inzage en wordt na de zomer ter vaststelling aangeboden aan de raad. Deze ‘omgevingsvisie deelgebied’ is opgesteld aan de hand van zeer brede participatie; alvorens de inhoud is bepaald. Ook is de inhoud van het beleid breder dan ruimtelijke ordening en is geëxperimenteerd met de vorm (webpagina’s op www.utrecht.nl in plaats van een pdf).
Om de flexibiliteit van onze planvorming te verhogen heeft de minister – op verzoek van het college - besloten dat bij het actualiseren van bestemmingsplannen de Crisis- en herstelwet mag worden toegepast. Nu kan de actualisering vorm kan krijgen als was de Omgevingswet al in werking getreden, wat veel mogelijkheid gaat bieden in de uniformering, flexibilisering en vereenvoudiging van regels.

Klantvoordeel: eenduidigere en snellere realisatie van wenselijke ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving.

Vernieuwing armoedeaanpak

De Vernieuwing armoedeaanpak is continu in ontwikkeling. De nieuwe aanpak is erop gericht dat mensen ondanks een laag inkomen mee kunnen doen in de maatschappij. Het accent ligt op vroegtijdig voorkomen van armoede en schulden, onder andere door vroegsignalering van betalingsachterstanden en ondersteuning bij levensgebeurtenissen, zoals een scheiding of ontslag.

Daarnaast blijven we streven naar het eenvoudig en logisch vormgeven van de armoederegelingen en laagdrempelige toegang tot de regelingen. Voor mensen met een laag inkomen is het daardoor makkelijk te overzien waar ze aanspraak op kunnen maken. Het liefst willen we de gemeentelijke regelingen terugbrengen tot drie: De U-pas en de Collectieve zorgverzekering voor minima, als basisvoorzieningen die jaarlijks gebruikt kunnen worden, en daarnaast een vorm van maatwerk om mensen gericht en individueel te ondersteunen als dat nodig is. Dit lijkt nu echter nog een stap te ver. Uit berekeningen van het Nibud blijkt dat groepen inwoners kampen met een tekort op hun inkomen. Deze situatie dwingt de gemeente de individuele inkomenstoeslag voorlopig te behouden om het tekort op hun inkomen zo beperkt mogelijk te houden. Het is de verantwoordelijkheid van het Rijk om te zorgen voor goed inkomensbeleid, daarom voeren we lobby richting het Rijk om te zorgen voor voldoende inkomen.

We zien de optimale set aan armoederegelingen als stip op de horizon waar we geleidelijk naar toe bewegen. Jaarlijks bepalen we op basis van concrete resultaten, leerervaringen en maatschappelijke ontwikkelingen de volgende stappen.

Klantvoordeel: Door eenvoudige regels en lage drempels verbeteren we de toegang tot regelingen voor de doelgroep, en is het voor hen gemakkelijker te overzien waar ze aanspraak op kunnen maken.

Bijstandsexperiment ‘weten wat werkt’

Utrecht start als een van de eersten van alle gemeenten met een bijzonder experiment in de bijstand: Weten wat werkt. In het experiment onderzoeken we wat de beste aanpak is om mensen in de bijstand te motiveren om te participeren of aan het werk te komen. We doen dit samen met de Universiteit Utrecht. Nu zijn mensen met een bijstandsuitkering gebonden aan strenge regels en veel verplichtingen. We onderzoeken of dat ook anders kan: wat gebeurt er als je bijstandsgerechtigden minder regels oplegt en meer vrijheid geeft?
Er komen verschillende onderzoeksgroepen waarin andere regels voor bijstandsgerechtigden gaan gelden. Vervolgens kijken we welk effect dit heeft op mensen met een bijstandsuitkering. Gaan mensen meer participeren? Vinden ze sneller een baan? En wat is het effect op hun gezondheid? Op schulden? Of de tevredenheid over de eigen situatie? Na twee jaar kunnen we concluderen welke aanpak het beste heeft gewerkt.
Eind juni heeft Utrecht een aanvraag ingediend bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid voor experimenteerruimte binnen het ‘Tijdelijk besluit experimenten Participatiewet’. Dat is nodig om op deze manier te mogen experimenteren. Zodra het ministerie goedkeuring geeft voor onze plannen, gaat het experiment van start.

Klantvoordeel: minder bureaucratie, meer vertrouwen

Gastvrije taal

De gemeente Utrecht wil duidelijk en helder communiceren. We willen dat bewoners, bedrijven en onze collega’s ons begrijpen. Een motie daarover van de Raad is door het college omarmd. Binnen het programma Publieksdienstverlening is deze motie opgepakt door het project Gastvrij Utrecht: Gastvrije Taal. In de zomer van 2016 is dit project gelanceerd met de campagne www.utrecht.nl/datkanbeter. In deze campagne nodigen we inwoners uit om onleesbare brieven naar ons terug te zenden. Ook heeft er een taalbattle plaatsgevonden tussen bewoners, politiek en ambtenaren.
De eerste fase van gastvrije taal was gericht op bewustwording en educatie. We zijn gestart met een groots communicatietraject richting managers waarin we vooral het gesprek zijn aangegaan over hoe taal binnen hun vakgebied verbeterd kan worden. Ook zijn er verschillende schrijftrainingen gegeven waar veel gebruik van is gemaakt. We hebben tips voor beter schrijven ontwikkeld en vertaald in een filmpje en er zijn verschillende trajecten gestart om standaardbrieven te herschrijven. Inmiddels zijn er voor verschillende afdelingen 20 schrijfcoaches opgeleid die de afdelingen helpen in begrijpelijke taal te communiceren. 
Fase twee start nu. We werken verder aan bewustwording maar we zullen nu ook meer de burger erbij betrekken om te weten hoe deze verbeteringen worden gewaardeerd en waar er nog meer verbetering mogelijk is. Ook zal er een tweede taalbattle komen en zetten we verder in op het verbreden van het trainingsaanbod.

Klantvoordeel: Goed schrijven draagt bij aan de gastvrijheid en klantvriendelijkheid van de gemeente. Voor de organisatie zelf scheelt het vragen en telefoontjes, en er wordt beter gehoor gegeven aan verzoeken en opdrachten.

Vereenvoudiging indienen declaraties

Veel collega’s vinden het indienen van declaraties een ingewikkeld en omslachtig proces. Daarom is in april 2016 een experiment gestart om dit sterk te vereenvoudigen. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de declaratie en moeten hun bonnetjes 4 maanden bewaren. Steekproefsgewijs vinden er controles plaats.
Het experiment is afgerond, geëvalueerd en is zeer succesvol gebleken. Het nieuwe proces scheelt medewerkers en leidinggevenden tijd, energie en gemopper. En daar doen we het voor! Ook de Belastingdienst, aanvankelijk sceptisch over de proef, is akkoord met de nieuwe wijze van declareren. De directie Bedrijfsvoering heeft in mei besloten om de nieuwe werkwijze structureel in te voeren.

Klantvoordeel: simpel proces, snelle betaling.

‘Terug naar de bedoeling’

Tussen 1 september 2015 en 1 maart 2017 hebben 15 teams van de gemeente de ruimte en ondersteuning gekregen om ‘regelarm’ te werken. Zij experimenteerden met het vereenvoudigen en afschaffen van allerlei interne regels en procedures, die zij als belemmerend ervaren. Hierdoor kunnen zij zich meer richten op ‘de bedoeling’ van hun werk, zo was de gedachte.
Door de deelnemende teams zijn tientallen ont-regel initiatieven opgestart. Een aantal is in de vorm van een pilot van start gegaan en andere hebben geleid tot gemeentebrede afname van de regeldruk.
Om te zorgen dat de succesvolle werkwijze ‘terug naar de bedoeling’ behouden blijft, is het opgenomen in de leergangen ‘urban professional’, ‘business professional’ en ‘urban professional voor leidinggevenden’. Daarnaast is het gedachtegoed verankerd in het aanbod van het PMB-team ‘Continu verbeteren’. Het heeft ook een plaats gekregen in ‘Utrecht Centraal’, de visie op de volgende stap in de ontwikkeling van de organisatie.

Klantvoordeel: grotere bewustwording onder medewerkers over toegevoegde waarde van hun werk, ruimte om disfunctionele regels en procedures af te schaffen c.q. te versimpelen.

Experiment vereenvoudigen verlof(registratie)

In het kader van de wens om procedures te vereenvoudigen en verantwoordelijkheden dichtbij medewerkers te beleggen, loopt in heel 2017 een experiment met het versimpelen van verlof en verlofregistratie. Negentienteams met in totaal 315 medewerkers doen eraan mee.
Binnen een team dat meedoet zijn er voor de medewerkers drie varianten mogelijk:

1. De oude variant: de huidige procedure. De medewerker houdt zijn/haar verlof bij in het huidige systeem Mijn Personeelszaken (MPZ), de leidinggevende vinkt voor akkoord;
2. De simpele variant: verlof zelf en in overleg regelen. De medewerker houdt –met toestemming van de leidinggevende- de verlofuren op een zelf te kiezen manier (excellijstje, roostertool, schriftje, etcetera) bij; aan het eind van het jaar boekt de medewerker de opgenomen uren verlof in één keer af in het huidige systeem.
3. De radicale variant: verlof als zodanig radicaal afschaffen. De medewerker (en de leidinggevende) is (zijn) zelf verantwoordelijk voor zijn/haar prestaties en duurzame inzetbaarheid en bepaalt zelf wanneer en hoeveel uur hij/zij werkt dan wel vrij is.

Na een jaar wordt het experiment geëvalueerd en worden er lessen uit getrokken.

Klantvoordeel: vermindering administratieve last, meer volgens ‘de bedoeling’.

Modernisering arbeidsvoorwaarden

De Rechtspositie Utrecht bevat alle regelgeving voor de Gemeente Utrecht op het gebied van rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid. De regels die hierin staan, zijn veelal afkomstig uit de landelijk geldende Cao gemeenten. Daarnaast bevat onze rechtspositieregeling ook lokale regels. Met actieve inbreng van de Gemeente Utrecht wordt er, samen met de VNG en de vakbonden, gewerkt aan de vereenvoudiging, harmonisering en modernisering van de Cao gemeenten.
Begin 2017 is de modernisering en vereenvoudiging van de beloningsregelingen in hoofdstuk 3 van de gemeente rechtspositieregeling afgerond. Dit heeft geleid tot minder regels die bovendien eenvoudiger zijn in de uitvoering.
Utrecht maakt zich in VNG-verband sterk voor verdergaande modernisering en deregulering van de Cao gemeenten. Dit wordt meegenomen in de onderhandelingen voor de nieuwe gemeente-cao. Deze vereenvoudigingsgedachte wordt vanuit Utrecht ook sterk gepromoot in de overgang van het publieke ambtenarenrecht naar het private arbeidsrecht in 2020, de zogenaamde Normalisatie.

Klantvoordeel: harmonisering en modernisering van de arbeidsvoorwaarden. Eenvoudige regels dichtbij de bedoeling.

Vereenvoudiging urenverrekening

De gemeentelijke organisatieonderdelen in het fysieke domein werken veel voor elkaar. De kosten worden meestal op uurbasis verrekend. Het systeem van tijdschrijven en urenverrekening is een instrument om onze doelen te behalen, maar het is door de jaren heen steeds complexer geworden.
Sinds 2016 worden mogelijke vereenvoudigingen onderzocht. Doel is om in 2017 een nieuwe manier van kostenverrekening op te zetten en te implementeren.
Het uitgangspunt voor de verdere vereenvoudiging is: belast capaciteitsinzet aan elkaar door op basis van een vooraf afgesproken bedrag. Uitzondering hierop zijn gevallen waarin sprake is van een complex project met een grote mate van onvoorspelbaarheid en/of subsidie-ontvangsten of externe middelen die een doorbelasting op basis van urenregistratie vraagt.
We zorgen nu dat het proces van registratie en boeking van het vooraf afgesproken bedrag met de inhoudelijke toelichting wordt geautomatiseerd. Eind 2017 beoordelen we in hoeverre deze geautomatiseerde oplossing de beoogde efficiency en flexibiliteit heeft opgeleverd.

Klantvoordeel: vermindering administratieve last, efficiency financiële afhandeling.

Organisch ontwikkelen

De lokale samenleving verandert voortdurend, en daarmee ook de actuele vraag van onze klanten, bewoners, bedrijven en organisaties in de stad. Het vraagt van de gemeente dat wij ons gemakkelijk en vanzelfsprekend organiseren naar de opgaven in de stad. Met organisch ontwikkelen wordt gezocht naar een werkwijze waarbij de gemeente snel kan inspelen op ontwikkelingen van buitenaf en tegelijkertijd beter gebruik kan maken van het verandervermogen en de talenten van de medewerkers. In plaats van eerst een plan en blauwdruk maken en dat vervolgens in één keer invoeren, bewegen we in kleine stapjes mee met de veranderingen om ons heen.
Belangrijk hierbij is openheid en vertrouwen, een analytische blik op de veranderende vraag, een reële inschatting van de benodigde capaciteit, werkzekerheid en betrokkenheid van medewerkers.
Bij de transitie Ruimte, die zich in de periode 2015-2017 voltrekt, is de werkwijze van organisch ontwikkelen met succes toegepast.

Klantvoordeel: een organisatie en medewerkers die sneller kunnen inspelen op een veranderende omgeving en de opgaven in de stad.

Gebruiksgemak managementinformatie verhogen

“Van managementinformatie naar managementsturing” is een ontwikkeling binnen de dynamische bedrijfsvoeringsagenda. In september 2016 is in dit kader een project gestart om managementinformatie over de financiële en personele processen op een eenvoudige, eenduidige en efficiënte manier te ontsluiten. We willen hiermee het aantal handelingen om tot goede informatie te komen, verminderen: Minder uitdraai, controle, correctie, herbewerking en opmaakhandelingen, waardoor er meer tijd is voor analyse, prognose en advies.

Klantvoordeel: Eenvoudig toegankelijk, gestandaardiseerd (met mogelijkheid tot gemotiveerd maatwerk) online, realtime informatie voor management.

Servicedesk en serviceportaal Interne Bedrijven

Medewerkers van de Gemeente Utrecht kunnen voor al hun vragen rondom ICT, personeel, financiën, facilitair en huisvesting terecht bij de Servicedesk Interne Bedrijven. Deze servicedesk biedt haar dienstverlening aan via een portal op intranet (selfservice en informatie), telefonisch en aan de balie op het Serviceplein op de 10e etage. En sinds vorig jaar kunnen medewerkers al hun vragen stellen via één e-mailadres. Via het Serviceportaal kunnen medewerkers zelf 24/7 bedrijfsvoeringszaken regelen. Bijvoorbeeld een wachtwoord resetten, het soft token beheren en telefonie producten aanvragen. Daarnaast kan de medewerker sinds eind vorig jaar ook HRM-aanvragen doen.
Er wordt doorlopend gewerkt aan de verbetering van de dienstverlening door de Servicedesk Interne Bedrijven. De mogelijkheden van het Serviceportaal worden steeds verder uitgebreid.

Klantvoordeel: Eén loket voor alle ondersteunende diensten. Plaats- en tijdonafhankelijke support ontvangen en producten & diensten aanvragen.

Experiment ‘RGW-Regelvrij’

RGW staat voor resultaatgericht werken, de Utrechtse benaming voor het beoordelen van medewerkers. Bij het experiment RGW hebben vijf afdelingen gedurende het jaar 2016 vrij geëxperimenteerd met alternatieve vormen van beoordelen van medewerkers. De interne beoordelingsregels zijn voor hen buiten werking gesteld. Evaluatie van het experiment heeft uitgewezen dat er in de organisatie behoefte is aan ruimte voor vernieuwing, dat het eigenaarschap bij medewerkers is vergroot en ‘het goede gesprek’ frequenter is gevoerd. Ook andere afdelingen hebben de ruimte gezocht en zijn gaan experimenteren. Daarmee is de beweging in de organisatie groter geworden. Momenteel wordt een directiebesluit voorbereid om de vernieuwing van de beoordelingssystematiek op basis van maatwerk voort te zetten.

Klantvoordeel: minder administratie, meer volgens ‘de bedoeling’.

Co-organiseren: op zoek naar vernieuwde betrokkenheid

Eén van de consequenties van minder regels en procedures is dat medewerkers steeds meer ruimte en eigenaarschap voelen, krijgen én nemen. De inzet op de horizontale organisatie is niet alleen merkbaar op structuur maar is ook steeds meer geïnternaliseerd bij medewerkers. Hierdoor kantelt ook de zeggenschap en medezeggenschap. Met ‘co-organiseren’ willen we de betrokkenheid van collega’s bij hun werk(condities) vergroten en beter gebruikmaken van alle potentie, talent en expertise die bij medewerkers aanwezig is. In 2017/2018 doen we een aantal pilots met innovatieve zeggenschap, om vervolgens te kijken wat werkt, wat succesvol is en hoe we dat kunnen herhalen en borgen. Uiteraard worden de formele medezeggenschapsorganen nauw betrokken bij het project.

Klantvoordeel: bredere betrokkenheid bij en zeggenschap over gemeentebrede vraagstukken en opgaven.

Doorontwikkeling flexibel formeren

Strategische personeelsplanning (SPP) is voor Gemeente Utrecht hét sturingsinstrument om de omvang van de totale personele inzet te beheersen en te waarborgen dat ons personeelsbestand in kwantitatieve en kwalitatieve zin op peil is en blijft. Enerzijds om klaar te zijn voor de huidige en toekomstige opgaven in de stad (de vraagkant), anderzijds om op de arbeidsmarkt de benodigde mensen aan te kunnen trekken en vast te houden (aanbodkant). Wendbaarheid, interne mobiliteit en verantwoorde externe inhuur zijn hierbij belangrijke pijlers.
Om de urgentie van SPP en de invoering ervan te onderstrepen is de afgelopen jaren een aantal controle- en beheersmaatregelen ingevoerd in het systeem van formatie, inhuur en ons aannamebeleid. En met succes: Utrecht heeft de afgelopen jaren een hoge interne mobiliteit gerealiseerd, mede door sterke concernsturing middels de ‘selectieve externe vacaturevervulling’ (SEV). En door de doordachte rationele inzet en toetsing op externe inhuur is deze kostenpost aanzienlijk teruggebracht.
De verantwoordelijkheid voor de strategische personeelsplanning hoort echter bij de Integraal Resultaatverantwoordelijke Managers (IRM’ers). Zij moeten ook zonder scherpe toetsing vooraf binnen de concernkaders opereren: van controle naar ‘in control’. Daarin zetten we nu stappen: in plaats van individuele toetsing van externe vacatures en externe inhuur is de totale capaciteitsbehoefte en –invulling onderwerp van gesprek geweest in de realisatiegesprekken. In totaal hebben 14 onderdelen voor 2017 een (gedeeltelijke) ontheffing gekregen op SEV en toetsing op externe inhuur. De 11 andere onderdelen werken hard om ook aan de vereisten te voldoen.

Klantvoordeel: meer eigenaarschap op SPP bij IRM’ers, snellere procedures.

Experiment devices met belastingvoordeel

Om medewerkers te faciliteren bij het tijds- en plaatsonafhankelijk werken, loopt in 2017 een experiment: 500 medewerkers kunnen met belastingvoordeel (via de Werkkostenregeling) een tablet of laptop aanschaffen. Aan medewerkers die van de werkgever al een device hebben gekregen is gevraagd om af te zien van deelname. De proef zal uitwijzen hoe groot de animo voor een dergelijke regeling is en in hoeverre het wenselijk is om deze structureel op te nemen in de Werkkostenregeling

Klantvoordeel: gemak creëren bij het Nieuwe Werken

Versimpeling betalingen MUIS

MUIS (Mijn Utregs InkoopSysteem) is het Inkoop & Bestelsysteem waarmee de Gemeente Utrecht opdrachten en bestellingen bij leveranciers plaatst.
Vanuit de tweede ronde Terug naar de Bedoeling is door een aantal organisatieonderdelen gesignaleerd dat het proces, met name voor incidentele bestellingen en kleine bedragen (< € 500,-), onnodig ingewikkeld is. Hierop is door de inkoopafdeling het initiatief genomen om dit te versimpelen. Tot nu toe moet voor elke bestelling (groot of klein) op hoofdlijnen hetzelfde proces worden doorlopen. Het idee wordt onderzocht of het mogelijk is dat voor incidentele inkoop onder een bedrag van € 500,- geen voorafgaand akkoord meer nodig is. Deze transacties worden dan achteraf vastgelegd/verantwoord.

Klantvoordeel: grotere tevredenheid bij burgers, snellere betaling voor kleine bedragen aan leveranciers; snellere afhandeling door collega’s.

Duurzame inzetbaarheid

Sinds 1 januari 2017 gaan we binnen de gemeente op een vernieuwende manier om met verzuim. De focus ligt op de duurzame inzetbaarheid van elke medewerker. Leidinggevende en medewerker zijn hier samen verantwoordelijk voor. We gaan uit van een volwassen arbeidsrelatie en we voeren het gesprek vanuit vertrouwen en vanuit mogelijkheden in plaats van beperkingen. Leidinggevende en medewerker hebben maximale ruimte om daarin oplossingen te zoeken die inzetbaarheid stimuleren. Als de oorzaak van verzuim van niet-medische aard is, dan zoeken we naar niet-medische aanpakken en oplossingen.
We streven naar eenvoud en terugdringen van bureaucratie. Zo is meer dan de helft van de automatische meldingen (gericht op bijvoorbeeld standaard-inzet van een arbeidsdeskundige) uit het verzuimsysteem verwijderd.
We stimuleren het leren rondom verzuim en duurzame inzetbaarheid, zowel op individueel als op organisatieniveau: we delen ‘good practices’ en staan open voor feedback. De rol van HRM verschuift van controlerend naar faciliterend en adviserend.
Zo gaan we ook met dit onderwerp ‘terug naar de bedoeling’.

Klantvoordeel: minder bureaucratie, verantwoordelijkheid op de juiste plek.