De gemeente Utrecht organiseert zich gemakkelijker en vanzelfsprekender rondom de opgaven die zich aandienen. Dat doen we samen met inwoners en partners in de stad. De bedrijfsvoeringfuncties zorgen er, met hun ondersteunende werkzaamheden voor, dat het primaire proces slimme oplossingen kan bedenken en resultaten kan boeken.

Algemeen
Utrecht blijft in stevig tempo groeien. Tussen 2010 en 2016 steeg het aantal inwoners van ruim 307.000 naar ongeveer 339.000. En het inwoneraantal van Utrecht stijgt naar verwachting verder tot 425.000 inwoners in 2040. Onze ambitie is met de groei, gezond stedelijk leven te realiseren voor iedereen. Dat vraagt om samenwerking tussen inwoners, partners en de gemeente Utrecht als overheidsorganisatie.
Om de groei van de stad te kunnen realiseren zijn slimme oplossingen en innovaties nodig. We moeten nieuwe oplossingen vinden voor en experimenteren met bijvoorbeeld bereikbaarheidsvraagstukken. Daarnaast ook voor het omgaan met schaarse ruimte en voor opleidings-, en arbeidsmarktvraagstukken. Onze inzet moet gericht zijn op publieke (meer)waarde om ervoor te zorgen dat Utrecht een stad blijft voor álle Utrechters.

Voor deze nieuwe oplossingen is een brede blik nodig, gericht op samenwerking binnen en buiten de eigen organisatie en de professionaliteit om tot efficiënte en effectieve oplossingen te komen.

Wij organiseren ons gemakkelijker rond de opgaven in de stad
De organisatievernieuwing ‘Via B’ is afgerond met als resultaat dat wij op een andere manier sturen en organiseren; we werken anders samen met elkaar en met de stad. We creëren meer ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en het lerende vermogen van de organisatie. Via B heeft ons dichter bij en meer in de stad gebracht. Het heeft ons ontvankelijker gemaakt voor initiatieven uit de maatschappij. Dit constateert ook de visitatiecommissie. Het is tijd voor de volgende stap. Onze organisatiestrategie blijft open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. De schaalsprong die de stad maakt en nog gaat maken vraagt om een gedeelde strategie, een scherpe analyse en een gezamenlijke aanpak. Met de volgende stap onder de titel ‘Utrecht Centraal’ leggen we een groter accent op de opgaven in de stad, en het gemakkelijker organiseren rondom deze opgaven. Niet één keer, maar dag in dag uit. Datgene wat in de stad gerealiseerd moet worden staat centraal en bepaalt met wie (binnen en buiten) en op welke manier we aan de slag gaan. Het maakt dus niet uit in welk organisatieonderdeel je werkt of waar het budget zit. Daar waar het systeem (structuur, processen of procedures) voor medewerkers belemmerend werken in het gemakkelijk organiseren rondom opgaven, worden deze belemmeringen weggenomen. Als gemeente Utrecht kiezen we hierbij bewust onze eigen rol, als hoeder van de publieke waarde Terug naar de bedoeling met meer focus op resultaat en effect. Dat is het perspectief waar we aan werken.
Werken vanuit de opgave vraagt om een gedeeld beeld daarvan. In 2018 willen we de Agenda Utrecht vanuit de strategie ‘Gezond stedelijk leven’ verder uitwerken en daar met onze bestuurlijke en maatschappelijke partners op verschillende schaalniveaus gerichter aan werken.
De opgave centraal stellen betekent ook dat we de samenleving begrijpen en goed weten wat er nodig is. Dat vraagt nog meer dan nu verbinding en samenwerken met inwoners. We willen meer leren van onze vele experimenten met participatie. We doen dat o.a. door nog dit jaar nog een evaluatie te maken van de afgelopen periode, door dit te agenderen voor de coalitie onderhandelingen, door het leren van organisatie, college en raad te organiseren.

Ambtenaar 3.0
Medewerkers hebben hiervoor álle kwaliteiten nodig die voorheen ook nodig waren, zoals betrouwbaarheid en legitimiteit. Maar ook kwaliteiten die voortvloeien uit de nieuwe opgaven zoals kunnen samenwerken met inwoners en maatwerk bieden daar waar nodig. Kwaliteiten om de complexere opgaven te realiseren, om met initiatieven om te kunnen gaan, om een goede gesprekspartner te zijn voor (professionele) belanghebbenden, om het college volledig te kunnen adviseren en om publieke waarde scherp in beeld te houden. Iedereen is daarbij nodig. We willen daarom gericht investeren in de ontwikkeling van al onze medewerkers. Dat gaat daarbij bijvoorbeeld over het functioneren in netwerkstructuren en het goed adviseren van het bestuur ten behoeve van belangenafweging en besluitvorming. Maar ook bijvoorbeeld het vergroten van digivaardigheid. De huidige opleidingen, zoals de Urban Professional, het MD programma en de opleidingen voor trainees, worden daarop meer gericht. Waar nodig voegen we aanbod toe. Dit alles overigens in het besef dat de belangrijkste leerschool de dagelijkse praktijk is.

De organisatie is steeds beter in staat de langere termijn ontwikkelingen te vertalen naar consequenties voor competenties en kennis van medewerkers. Strategische personeelsplanning is hierbij het belangrijkste instrument en staat stevig op de agenda. Daardoor anticiperen we tijdig op veranderingen, om zo formele reorganisaties en overplaatsbaarheid van medewerkers te voorkomen. We zijn doorlopend in gesprek met elkaar en met de medezeggenschap om aan deze nieuwe manier van (organisch) ontwikkelen handen en voeten te geven.

Dereguleren
Deregulering is één van de pijlers van de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Hiermee versimpelen wij regels, procedures, formulieren en systemen. Ook in 2018 willen wij zaken eenvoudiger en meer ondersteunend maken om zo meer ruimte te creëren voor de kerntaken van onze professionals, ons gemakkelijker te kunnen organiseren rond de opgave en daardoor de dienstverlening aan de stad te verbeteren. De blik naar buiten.
Met tal van initiatieven en experimenten, variërend van een experiment rond verlof(registratie), organisch ontwikkelen in plaats van reorganiseren en versimpeling van de inkoopprocedure geven we hier concreet invulling aan. Alle initiatieven dragen, daar waar het zinvol is, bij aan minder regels, minder administratieve lasten, meer verantwoordelijkheid bij medewerkers, klantvriendelijke benadering en/of simpelere procedures.

Inclusieve organisatie
Ons streven is om de samenstelling van ons personeelsbestand een betere spiegel van de stad te laten zijn. Dat maakt het gemakkelijker voor anderen om met ons samen te werken en andersom. In onze organisatie is iedereen welkom en moet iedereen zich thuis kunnen voelen. Om dit te realiseren gebruiken wij de strategische personeelsplanning (SPP), het  traineeprogramma, de Jongerenpool en creëren wij plekken voor mensen met een arbeidsbeperking; we evalueren de verlengde proef anoniem solliciteren en dragen zorg voor diversiteit in selectiecommissies. De ontwikkelingen in automatisering en robotisering hebben consequenties voor ons personeel. Dat geldt vooral voor de groep met een MBO achtergrond, met name op administratief gebied. Door tijdige bij- en omscholing, aanpassen van functies, stimuleren van flexibele inzetbaarheid combineren we goed werkgeverschap met het realiseren van de doelstellingen in de stad.
Vanuit de Participatiewet heeft de gemeente in haar rol als werkgever de opgave om in 2026 in totaal rond de 150 plekken te hebben gecreëerd voor mensen met een arbeidsbeperking. Tot en met juli 2017 zijn hiervan 55 plaatsingen gerealiseerd. Wij werken verder aan de realisatie van het aantal werkplekken voor mensen met een arbeidsbeperking.

Wij innoveren

Innovatie helpt ons verder met slimme oplossingen voor het realiseren van de opgaven uit de stad die zich aandienen. Ruimte om te kunnen experimenteren in onze organisatie en ook daarbuiten heeft daarom een belangrijke impuls gekregen. We willen van al die experimenten gerichter leren, meer resultaten boeken en deze borgen. De verworven kennis willen we meer bundelen en gericht inzetten. Hierbij houden we gezamenlijk, intern en extern de bedoeling van de opgaven in de stad voor ogen. Innovatie met informatie biedt hierbij uitstekende kansen om de schaalsprong van de stad aan te kunnen. We werken hiervoor nauw samen met het bedrijfsleven en onderwijsveld en we koppelen kennis van studenten en docenten aan opgaven en uitdagingen in onze organisatie. Het betreft onderwijs op alle niveaus: ROC, HU, HKU, UU. Vanuit de onderwijsinstellingen is er een sterke inzet op kennisvalorisatie; het benutten van kennis in de praktijk.

Innoveren met informatie
In 2018 werken we verder aan digitale innovatie met als focuspunten: open data, ontsluiting van alle gemeentelijke data via één kaartmodel, de ontwikkeling van een Utrechtse data-economie voor inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Innovatie koppelen we aan de complexe maatschappelijke opgaven waarmee Utrecht de komende jaren te maken krijgt.
Om de Utrechtse data-economie verder te laten groeien, ontwikkelen we samenwerkingsverbanden met publieke en maatschappelijke partners (onder meer Universiteit Utrecht, Hogeschool van Utrecht, RIVM, TNO). We bundelen data, menskracht en producten die partijen in verschillende combinaties met elkaar ontwikkelen. Dit doen we op het gebied van (onder meer) duurzame energieproductie, gezonde mobiliteit, verbetering van de luchtkwaliteit, armoedepreventie, slimme distributie en logistiek en monitoring. In 2018 ontwikkelen we door met het Utrechtse open stedelijke dataplatform (City Innovation Platform), om met partijen samen te werken aan ontsluiting en het gebruik van data.
We werken verder aan ons digitale loket. We streven naar dienstverlening waarbij inwoners slechts één keer hun informatie hoeven te verstrekken. We zetten hiervoor de landelijk voorgeschreven basisregistraties Adressen, Personen en Bedrijven in.  
Wij innoveren de audit- en interne controle functie, door onder meer gebruik te maken van data en automatiseringshulpmiddelen. De data-gedreven aanpak van audit en interne controle heeft al de eerste successen opgeleverd. Zo heeft de eerste pilot met het subsidiesysteem tot resultaten geleid die ook bruikbaar bleken bij de accountantscontrole. Tevens zijn we er in geslaagd een systeem op te zetten waarin radargegevens gekoppeld zijn aan de gegevens van de gemeente. Daardoor is de controle op de volledigheid van de inning van het havengeld sterk verbeterd en vereenvoudigd.
In 2018 gaan we verder na of er meer koppelingen met externe databronnen tot stand gebracht kunnen worden, waardoor de controle op de volledigheid van de inning van opbrengsten in ander processen ook verder kunnen verbeteren.
We sluiten aan bij de ontwikkeling van de Digitale Agenda 2020 die in VNG verband is ingezet. ‘Samen doen wat samen kan’ is het motto waaronder gemeenten hun krachten als meest nabije overheid voor inwoners en ondernemers bundelen. We leveren hier een actieve bijdrage zowel in de organisatie als in de concrete pilots en projecten. Dit raakt aan onze dienstverlening en de bijbehorende informatievoorziening.

Digitaal werken
Er zijn grote stappen gezet op het gebied van digitaal werken. Vanaf 1 januari 2017 zijn we volledig overgestapt op digitaal werken en hebben we formeel afscheid kunnen nemen van papieren documenten. In 2018 werken wij verder aan het verbeteren van digitaal werken waarbij we zorgen dat informatie beter toegankelijk wordt en de digivaardigheden van medewerkers toenemen.
Om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren werken we gericht verder aan het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen via een zaakgerichte aanpak en leiden we onze gebruikers verder op in het gebruik van de digitale middelen. Ook breiden we bestaande basisvoorzieningen zoals de digitale handtekening en het digitaal scannen uit zodat processen sneller en met minder fouten worden uitgevoerd. Hiermee hoeven uitgaande stukken niet langer te worden geprint, ondertekend en weer ingescand, en kunnen
digitale scans in onder andere financiële processen zoals E-fakturatie automatisch verwerkt kunnen worden.

Privacy en informatieveiligheid
Met de in 2017 beschikbaar gestelde middelen zijn voor inwoners en bedrijven vaste aanspreekpunten wat betreft Privacybescherming en Informatiebeveiliging binnen de organisatieonderdelen gerealiseerd. Deze medewerkers geven uitvoering aan de operationele plannen die zijn vastgesteld voor hun specifieke organisatieonderdeel.
Zowel centraal als decentraal wordt veel aandacht besteed aan bewustwording over privacy en informatiebeveiliging. Utrecht zet haar eigen kanalen en netwerk in om dit onderwerp regelmatig op de agenda te zetten.
We onderzoeken op welke manier de burger direct aan de bron van diens gegevens kan staan en zo inzicht heeft waarvoor de gegevens worden gebruikt (datazelfbeheer) en binnen de wettelijke kaders hij/zij daarover zeggenschap kan uitoefenen.
Uiterlijk 25 mei 2018 voldoen we aan de gewijzigde Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook bekend als General Data Protection Regulation (GDPR). Een projectgroep zorgt voor het implementeren van de wijzigingen die hiervoor noodzakelijk zijn.
De Functionaris voor de Gegevensbescherming ziet toe op de naleving van de wet- en regelgeving over gegevensbescherming. We werken aan de implementatie van de nieuwe verantwoordingseisen die zijn vastgelegd in de “Eenduidige Normantiek Single Information Audit (ENSIA)”. Binnen ENSIA wordt de verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) gebundeld. De eerste resultaten hiervan staan in de verantwoording over 2017.
Bevindingen bijvoorbeeld uit de accountantsverklaring verwerken we zo snel mogelijk en ten minste binnen bestaande geldende termijnen.

Open Data
Wat betreft open data gebruiken we 2018 om nog meer opgavegericht open data te gebruiken. We nemen hiervoor stedelijke opgaven als vertrekpunt en zetten daarbij open data als middel in. Daarnaast is het van belang om te sturen op meer volume van datasets maar de opgavegerichte aanpak effectiever is om de meerwaarde van open data aan te tonen. In 2017 is een begin gemaakt bij enkele organisatieonderdelen met het automatisch publiceren van datasets en dit zal worden uitgebreid naar andere organisatieonderdelen. Standaardisatie van open datasets is een continue doelstelling waar we aan blijven werken.
De informatiecommissaris werkt verder aan actieve openbaarheid van informatie, bijvoorbeeld door in te zetten op tekstanalyse en het automatisch herkennen en onleesbaar maken van privacygevoelige informatie. In 2017 zijn daar een aantal pilots mee gestart binnen de gemeente. Hiermee wordt het voor de gemeente veel makkelijker en laagdrempeliger om informatie beschikbaar te stellen. Daarnaast is de informatiecommissaris ook bezig met het verrijken van raadsinformatie (locatie en thema) en het verbeteren van WOB informatie (doorzoekbaarheid en dashboards). Bij deze trajecten zijn actief de wensen en behoeften vanuit de stad opgehaald, dit zal gecontinueerd worden in 2018.

Kwaliteit van de informatie
Als gevolg van de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is in deze paragraaf een aantal nieuwe indicatoren opgenomen. Met ingang van 2018 vraagt het BBV een aanpassing van de berekening van de omslagrente ( van 4% naar 2%) die met een begrotingswijziging (budgettair neutraal) in de begroting 2018 zal worden verwerkt.

Er is een nieuwe technische infrastructuur geïmplementeerd van onze financiële administratie. Dit leidt tot meer gebruiksgemak en een verbeterde informatievoorziening. Wij gaan die informatievoorziening integraal opzetten door de informatie van de verschillende bedrijfsvoerings-onderdelen in samenhang te presenteren. Dankzij de nieuwe infrastructuur kan tevens snel worden voldaan aan gewijzigde informatiebehoefte, bijvoorbeeld ten behoeve van nieuwe wetgeving zoals op het gebied van de Vennootschapsbelasting.
Wij presenteren op onze website maandelijks onze betalingsdiscipline: https://www.utrecht.nl/ondernemen/aanbestedingen/veelgestelde-vragen-en-tips/. In principe wordt een factuur zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen betaald.
De aanbevelingen om de informatievoorziening bij de jaarrekening en de begroting te verbeteren, die uit de raadsaudits van de programma’s Duurzaamheid en Jeugd voortkomen, zullen wij uitvoeren.

Wij kopen rechtmatig duurzaam en innovatief in
Duurzaamheid heeft vele gezichten. In elke inkoop nemen we in ieder geval minstens 5% social return op, waarbij de invulling in dialoog met de opdrachtnemer wordt bepaald. De invulmogelijkheden zijn breed, van leerlingen tot doelgroep Banenafspraak, van uitkeringsgerechtigden tot inzet van sociale ondernemers.
In elke inkoop kijken we naar de maximaal haalbare en best passende duurzaamheid. Dit kan zijn op het gebied van internationale arbeidsvoorwaarden, maar ook hergebruikte producten inkopen of hoge milieueisen. Daar waar proportioneel, stellen we eisen aan de bedrijfsvoering van de leverancier, zoals het bepalen van een CO2 footprint. In het laatste kwartaal van 2017 presenteren wij een actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Hierin zullen wij ook nieuwe aanvullende indicatoren opnemen om op dit thema te sturen, waarbij naast inspanning ook resultaat wordt gemonitord.
We gaan het gebruik van Marktpleinen030 verder uitbreiden, om voor relatief kleine, eenvoudige repeterende aankopen, het MKB ook kansen te bieden op het uitvoeren van een opdracht van de gemeente. We gaan hierin ook specifiek in op kansen voor startende ondernemingen.
Mede naar aanleiding van het Accountantsrapport 2016 borgen wij door middel van een aantal maatregelen dat de gemeentelijke aanbestedingen overeenkomstig de Europese regelgeving plaats zullen vinden.

Wij sturen scherp op de omvang van de organisatie en externe inhuur
Halverwege 2017 heeft de gemeente Utrecht een toegestane formatie van 3779 fte en een bezetting van 3681 fte. Sinds eind 2016 (3678 fte) is de formatie met 104 fte toegenomen. We werken aan het omzetten van externe inhuur in flexibel inzetbare mensen in vaste dienst.
De besluiten tot aanpassing van het beleid in de voorjaarsnota, zoals de uitvoering van de ruimtelijke strategie en maatschappelijke investeringen in de stad, zullen niet allemaal door slimmer werken kunnen worden opgevangen. De besluiten zullen in 2018 en later op enkele plekken in de organisatie tot selectieve formatieve groei leiden. De exacte invloed op de formatie is op dit moment nog niet aan te geven.
Van de onderstaande besluiten in de Voorjaarsnota 2017 zijn de volgende formatieve gevolgen aangekondigd voor 2018:

Een krimpend of een groeiend takenpakket wordt met heldere afspraken over formatiebeheer en plafond externe inhuur in control gehouden. Voor de volgende collegeperiode werken wij uit wat de groei van de stad betekent voor de omvang van de organisatie (zowel formatief als externe inhuur), als onderdeel van het in de Voorjaarsnota 2017 aangekondigde nieuwe groeikader.  

Doelstellingen bedrijfsvoering

Verplichte Indicatoren

Om een eenduidig beeld te vormen over de beleidsresultaten van de gemeente en gemeenten onderling te kunnen vergelijken zijn er een aantal wettelijke verplichte indicatoren bij de programma’s opgenomen. Voor het programma stedelijke ontwikkeling is dit: